令和6年4月10日
国立大学法人山口大学
メールの误送信による个人情报の漏洩について
このたび、本学职员が本学の学生及び教员に向けてメールを送信した际に、本学学生及び卒业生の个人情报を含んだファイルを误って添付し送信する事态が発生いたしました。
该当する学生、卒业生、保护者及び関係者の皆様に大変なご迷惑をおかけすることとなり、深くお诧び申し上げます。
本事案を重く受け止め、全职员に対し、个人情报や机密情报の适切な取扱いについて、注意唤起を行い、再発防止に努めて参ります。
＜概要＞
令和6年4月3日（水）10时35分に本学医学部の职员が、団体结成届（学生が课外活动を行うために団体を结成する场合に大学に届け出る様式）の提出を依頼するために、医学部の2年生以上の在学生（963名）及び医学部の教员（12名）に対し、メーリングリストを利用してメールを一斉送信しました。
その际に本来添付すべき未记入の団体结成届の様式ファイルではなく、学生から令和4年度に提出された35名の个人情报（学生氏名、学科、学年、学籍番号、电话番号（携帯?帰省先）、住所（现住所?帰省先）、メールアドレス、部内の役职）が记载された団体结成届のファイルを误って添付し、そのことに気づくことなくメールを送信しました。同日11时顷に同メールを受信した本学教员からの指摘により、大学はメール误送信の事态を把握しました。
＜対応状况＞
個人情報が漏洩した学生、卒業生及び保護者に対し、内容報告とお詫びを行い、メール送信先の学生及び教員に対して当該メール及び添付ファイルの削除をお願いしました。また、学生?保護者の相谈窓口を設置しました。
なお、学外への情报の漏洩や悪用など、二次被害について、现在のところ确认されておりません。
＜再発防止策＞
今后このような事态を招くことがないよう、全职员に対し、个人情报や机密情报の适切な取扱いについて注意唤起し、メール送信时の确认を彻底させるとともに、职员の个人情报保护の取扱いに関する教育や研修を継続的に行います。
また、学生に提出を求める様式については、ホームページからダウンロードできるようにする等の再発防止策を実施します。
本件に関する问い合わせ先
医学部学務課 问い合わせ?相谈窓口
电话：0836-22-2097
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